PRINCE2

PRINCE2 is in Nederland een populaire proces management methode. Het is geschikt voor alle soorten projecten. Denk aan de bouw, de industrie maar ook verhuizingen. De methode is niet speciaal ontworpen voor ICT projecten maar wordt daar wel vaak gebruikt. Een voordeel voor de toepassing in de IT kan zijn dat het management de begrippen en rollen al kent.

Het belangrijkste document dat de projectmanager volgens PRINCE2 moet opstellen is de PID (Project Initiation Document). Hierin geeft hij onder andere aan welke 'deliverables' hij wanneer gaat opleveren. Deze producten omvatten het op te leveren systeem maar ook de ontwerpen en de risico-analyses met berekeningen. Bij een IT project worden bijvoorbeeld ook een ontwikkel- en testsysteem opgeleverd met de bijbehorende tools, broncode en scripts.

Als er al een contract ligt is de projectmanager gebonden aan de gemaakte afspraken. De PID is dan een verdieping van het contract. Is er geen contract zoals vaak bij een in-house project dan vormt de PID met de bijbehorende financiële afspraken de basis voor het project. Bij een software project is het zaak dat in de PID rekening wordt gehouden met de ontwikkelmethode die wordt gebruikt. Bij het gebruik van een iteratieve methode, zie integratie van Scrum en Prince2, ontstaan tijdens de bouw nieuwe inzichten die mogelijk extra inspanning kosten. Hiervoor moeten op voorhand tijd en geld worden gereserveerd. Het alternatief is de watervalmethode toe te passen met zijn gefaseerde aanpak. Het risico is dan groot dat een afgesloten fase alsnog opnieuw moet worden gedaan als tijdens de integratiefase problemen rijzen. Het exceptie rapport dat de projectmanager dan opstelt zal een grote teleurstelling zijn voor de opdrachtgever omdat dan pas tegen het eind van het project bekend wordt dat de oplevering en kosten uit de hand lopen.

PRINCE2 is een plezierige methode voor de opdrachtgever omdat op voorhand vastligt wat, wanneer wordt opgeleverd. Bij software projecten is aan te bevelen op de werkvloer een iteratieve methode toe te passen. Dat hoeft niet in strijd te zijn met de principes van PRINCE2 mits er enige ruimte voor het onverwachte in de PRINCE2 calculaties is ingebouwd. Bij een iteratieve methode wordt vroegtijdig duidelijk of er extra iteraties ingepland moeten worden. Komt dat aantal boven het aanvankelijk gebudgetteerde aantal, ontstaat er volgens PRINCE2 een exceptie. Bij een iteratieperiode van 3-4 weken is zo'n exceptie nog wel te accepteren als daar duidelijke baten tegenover staan. Komen er meer excepties dan is het zaak het project nog eens tegen het licht te houden en te bekijken of de uitgangspunten (nog) valide zijn. In tegenstelling tot de watervalmethode zal dit al vroeg in het project duidelijk worden waardoor er nog mogelijkheden voor bijsturing zijn.